OSTİM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI

BİRİM İÇİ DEĞERLENDİRME RAPORU (BİDR)

2024

1.     Genel Bilgiler

OSTİM Teknik Üniversitesi Merkez Kütüphanesi, 2019-2020 Akademik Eğitim-Öğretim döneminin başlamasıyla kullanıcılarına kapılarını açmıştır. Merkez kütüphane toplamda 956 m2 alana sahip olup; içerisinde 11,7 m2 lik 3’er grup çalışma odası, 570 m2 lik sessiz alan, 147 m2 lik sesli alanı bulunan, 210 oturma kapasitesine sahip, 25 bin kitap raf kapasiteli modern akademik bir kütüphanedir. Artan öğrenci sayımıza istinaden öğrencilerimizin daha fazla çalışma alanına ihtiyaç durması sebebi ile Üniversitemiz İnovasyon ve Teknoloji Merkezinde, 1550 m2’nin üzerinde çalışma salonları oluşturulmuştur. Bu salonlarda toplam 225 oturma kapasitesi olup ihtiyaca göre kapasitenin artırılması planlanmaktadır.  Yine Hazırlık Okulu binamızın ayrı kampüste olması sebebi ile oradaki öğrencilerimizin de sessiz ortamda ders çalışmalarına olanak tanımak için 47 m2lik bir alanda kütüphane oluşturulmuş olup, içerisinden dil eğitimini destekleyecek kaynaklarla öğrencilerimizin eğitimine destek olmaya devam etmekteyiz.

Merkez Kütüphane içerisinde kullanıcılarımızın, araştırma ve katalog tarama yapmaları için iki adet tarama bilgisayarı bulunmaktadır. Kütüphanemiz, web üzerinden taranabilen ve tüm kütüphane işlemlerinin yapıldığı bir Kütüphane Otomasyon programına (KOHA) sahiptir.

Kütüphanemiz eğitim öğretim dönemi boyunca 7/24 açık kalarak öğrencilerin kütüphanelerimizden mümkün olduğunca daha çok yararlanması sağlanmaktadır. Yine kütüphanemiz tüm dış kullanıcılara açık olup kütüphane içerisinde tüm olanaklarımızdan faydalanabilmektedirler. Ayrıca kütüphanemiz içerisinde kablosuz internet erişimi de bulunmaktadır.

1.1. Birimin Adı Ve Görevleri

      OSTİM Teknik Üniversitesi Merkez Kütüphanesi

      Görevleri:

Kütüphanemiz; üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerine yardımcı olmak amacıyla; bünyesinde bulunan akademik ve idari personel ile öğrenci ve diğer dış kullanıcılar için her türlü bilimsel materyali sağlamak, düzenlemek ve bu materyalleri uluslararası standartlarda en hızlı ve kolay şekilde hizmete sunmaktır.

1.2. Organizasyon Yapısı

1.3. Mevcut Personel Bilgileri (İdari)

1.4. Fiziksel, Teknik ve Mali Kaynaklar

            Yazılımlar ve Bilgi Erişim Sistemleri:

2. Stratejik Plan’da birime verilen görevler

   2.1. Uzgörü, ana özgörev ve temel değerler

Uzgörü

Üniversitemizin eğitim, öğretim ve bilimsel araştırmalarında ihtiyaç duyulan her türlü basılı, elektronik, görsel ve işitsel bilgi kaynaklarını sağlayıp, çağdaş kütüphanecilik hizmeti anlayışı içerisinde kullanıcı memnuniyetini dikkate alarak en kısa sürede, en doğru bilgiyi kullanıcıların hizmetine sunmaktır.

Özgörev

Üniversitesinin gereksinim duyduğu bilgi hizmetlerini, çağdaş bilgisayar ve ağ teknolojilerini kullanarak hızlı ve ekonomik şekilde, zaman ve yerden bağımsız olarak sunan, mesleki dayanışma ve iş birliğine dayalı, çalışanlarıyla birlikte gelişmelerin gerisinde kalmayan, yaşam boyu öğrenen bireyler yetişmesine katkıda bulunan evrensel çapta modern, örnek bir bilgi ve belge merkezi olmak.

Birimin Temel Değerleri

1) Düşünce özgürlüğüne saygı

·         Bilimsel anlamda özgürlük,

·         Telif haklarına saygı,

·         Eğitim- öğretim ve araştırmayı destekleme.

            2) En iyi hizmeti sunma anlayış

·         Kullanıcı gereksinimlerine duyarlı, dengeli ve kaliteli hizmet vermek,

·         Kaynaklarımızın en üst düzeyde kullanımını sağlamak,

·         Kullanıcılarımıza ihtiyaç duydukları bilgileri doğru ve zamanında sağlamak,

·         Çalışanların gelişmesi ve başarıya ulaşabilmesi için uygun ortam oluşturmak,

·         Halkla ilişkiler ve tanıtım faaliyetlerine ağırlık vermek.

3) İşbirliği ve yardımlaşma

·         Kütüphane personeli arasında mesleki ve sosyal dayanışmayı arttırmak,

·         Üniversitedeki fakülte ve bölümler ile işbirliği yapmak,

·         Diğer eğitim kurumları ve kütüphaneler ile ortaklaşa etkinlikleri desteklemek,

·         Mesleki derneklerle işbirliği yapmak,

·         Öğrenci, öğretim üyesi ve üniversitemizin diğer personeli ile yakın işbirliği içerisinde bulunmak.

4) Kullanıcılarımızın ve personelimizin huzuru

·         Kullanıcı ve personel için temiz, güvenli ve ergonomik koşullara uygun bir hizmet ortamı,

·         Çalışanlara yönelik adaletli bir yönetim anlayışı,

·         Çalışanlar arasında takım ruhunu geliştirme. 

2.2. Birimin Stratejik Eylemleri

1.                  Üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırmalarına yönelik kütüphane dermesini basılı ve elektronik kaynaklar yönünden zenginleştirmek,

2.                  Finansal kaynakların gereken düzeye çıkartılması için çaba göstermek ve bu kaynakların ekonomik bir şekilde harcanmasını sağlamak,

3.                  Kütüphanenin varlık nedenini, ilgililere duyurmak ve tanıtmak için çağdaş iletişim yöntemlerinden yararlanmak,

4.                  Kütüphanenin ve kütüphane materyalinin çağdaş teknolojilerden yararlanarak güvenliğini sağlamak,

5.                  Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlayacak kullanıcı odaklı hizmetler geliştirmek,

6.                  Personel politikasını belirleyerek, personeli nitel ve nicel açıdan evrensel standartlar düzeyine taşımak.

7.                  Çağdaş bilgi teknolojileri ile donatılmış, ileri araştırma olanaklarının sunulduğu bir bilgi merkezi olmak.

2.3. Birimin Stratejik Plandaki Performans Göstergeleri

Kütüphanemiz; eğitim öğretimimizi desteklemek için basılı kitaplar yanında veritabanı abonelikleri yapmakta, bünyemizde bulunan bölümleri ilgilendiren veritabanlarını deneme erişimine açmakta, akademik gelişim için işbirliği içerisinde olduğumuz yayıncı firmalar ile eğitim webinarları gerçekleştirilmekte olup ilgili bilgiler aşağıda belirtilmiştir:

       Denemeye Açılan Veritabanları:

·         Military Big Data veri tabanı

·         BSOL ONLINE (BS, ISO, EN, IEC) Uluslararası Standard Veritabanı

·         McGraw Hill Access Engineering Veritabanı

·         AYEUM (Araştırma Yöntemleri Eğitim ve Uygulama Merkezi) Veritabanı

·         Akademisyen Online Veritabanı

·         Akademik Araştırmalar İndeksi (Academic Researches Index - ACARINDEX)

·         AKBES-Akademik Bilgi ve Eğitim Sistemi

·         TÜMER ALTAŞ Online Sınav Hazırlık Veritabanı

·         DataTürkiye Veritabanı 

·         Statista Veritabanı

·         Rosetta Stone Veritabanı

·         Bilge 1074

·         Bloomsbury Architecture Library ve Architecture Design & Practice Online Veritabanı

·         Libraryturk e-Kitap Platformu

·         Muteferriqa - Osmanlı Türkçesi Keşif Portalı

Sayılarla OSTİM Teknik Üniversitesi Kütüphanesi:

Akademik Gelişim Seminerleri kapsamında aşağıdaki veritabanı temsilcileri tarafından verilen eğitimlerimiz:

·         Wiley-Literatür Taraması Yazmak İçin Adım Adım Kılavuz

·         Sage-Nasıl Araştırma Yapılır ve Yayınlanır - Hakem yorumlarına nasıl yanıt verilir?

·         Springer Nature Yazar Yolculuğu ve Açık Erişim Süreçleri

·         Tez Yazımını Destekleyen ProQuest Yazar Çalıştayı-Tüm Araştırmacılar İçin

·         IEEE Yazarlık ve Açık Erişim Sempozyumu: IEEE Editörlerinden Yayınlanmak İçin İpuçları ve En İyi Uygulamalar

·         WILEY Ücretsiz Açık Erişim Makale Yayımlama Anlaşması "Açık Erişim- Oku ve Yayımla Anlaşmaları"

·         Springer Nature - TÜBİTAK ULAKBİM Açık erişim Anlaşması Eğitim Webinarı

·         Clarivate-Araştırma Stratejisi ve Performansı

·         Clarivate-Web of Science Research Assistant ile daha akıllı araştırma yapma

·         Wiley-Boolean Operatörlerini Kullanarak Wiley Online Library'de Arama Yapma

·         Web of Science yenilikler- Araştırmacı Profili -Atıf Raporu alma

·         Web of Science Araştırma Stratejisi ve Performansı

·         Web of Science Core Collectionda araştırma yapmak

·         Tez Yazımını Destekleyen ProQuest Yazar Çalıştayı

·         ProQuest Dissertations&Theses Veritabanında Literatür Tarama ve Araştırma İpuçları

·         EBSCO Veritabanları Eğitim Webinarları

·         İntihal.net Akademide Farkındalık ve Ara Yüz Eğitimi Webinarı

4.     Güçlü Yönler, Geliştirme Alanları ve Öneriler

4.1. Birimin güçlü ve zayıf yönlerinin analizi

4.2. Fırsatlar ve tehditler (SWOT analizi)

4.3. Geliştirme önerileri ve iyileştirme çalışmaları

4.3.Geliştirme önerileri ve iyileştirme çalışmaları

Üniversitemizdeki eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini desteklemek için çağdaş bilgi teknolojileri ile donatılmış, ileri araştırma olanaklarının sunulduğu bir araştırma kütüphanesi olma yolunda çalışmalar devam etmektedir.

Kullanıcılarımızın gereksinim duyduğu bilgi kaynaklarını, yayın sağlama politikamız çerçevesinde sağlayarak güncel ve zengin bir koleksiyon oluşturma çalışmalarına hızla devam edilecektir. Bu kapsamda basılı kitapların, süreli yayın aboneliklerinin ve abone olunan ya da satın alınan elektronik kaynak sayılarının artırılmasına çalışılacaktır.

Kullanıcılarımızın boş zamanlarını değerlendirmelerine destek olmak amacıyla görsel-işitsel koleksiyonu oluşturmak; üniversitemizdeki ders programlarına ve kültürel alanlara yönelik CD, DVD gibi araçlar temin ederek hizmete sunulması planlanmaktadır.

Kütüphane bütçesinin gereken düzeye çıkartılması için üst yönetime, üniversite bütçesine oranında yapılacakları içeren ayrıntılı bir sunumun yapılması ve bütçenin ekonomik bir şekilde harcanması sağlanacaktır.

Kütüphanemiz, hizmet ve faaliyetlerinde sürekli iyileştirme ve kullanıcı memnuniyetini esas alan bir anlayışa sahiptir. Stratejik amaç ve hedeflere ulaşmaya çalışırken, elindeki imkânları en iyi şekilde kullanarak kullanıcı memnuniyetini sağlamaya çalışacaktır. Artan öğrenci sayımız sebebiyle mevcut bina ve hizmet alanlarından en verimli şekilde yararlanma yolları aranacak, fiziki şartlar iyileştirilecek, kapasitenin artırılması için çalışmalar yapılacaktır.

Personel politikası çerçevesinde mesleki eğitim görmüş personeller belirleyerek kullanıcı başına düşen personel sayısının artırılması planlanmaktadır.

Kütüphane personelinin mesleki gelişimleri için;  hizmet içi eğitimlere daha çok katılmasını sağlamak, yurtiçi ve yurtdışında yapılan mesleki eğitim programlarına katılımı için teşvik etmek, kütüphane iş süreçlerini ilgilendiren yerli ve yabancı veritabanı temsilcileri ile işbirliğini daha da ileri seviyeye taşımak için fırsatlar yaratılacaktır.

Kullanıcılarımızın zaman ve mekân engeli olmaksızın bilgi ve belge hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmaları için teknik alt yapının daha da iyileştirilmesi ve bunun sürdürülebilir olması için çalışmalar takip edilecektir. Yine engelli öğrencilerimizin kütüphane kaynaklarından ve hizmetlerinden gerektiği ölçüde yararlanmaları için hizmet iyileştirmelerine devam edilecektir.

Kütüphanemizin yapmış olduğu eğitimlerin, yeni gelen yayınların ve hizmetlerin detaylı anlatıldığı mevcut web sayfamızın sürekli güncel tutulması sağlanacaktır.

Her eğitim dönemi başında yaptığımız oryantasyon eğitimlerinin sayını artırarak kütüphane hizmetleri hakkında farkındalık yaratılmaya çalışılacaktır. Yine bu kapsamda hizmetlerimizin anlatıldığı broşürlerin içeriklerinin güncellenmesi yapılarak web sayfamızdan duyurulacaktır.

Kullanıcılarımızdan düzenli olarak geri bildirim alınarak hizmetin kalitesinin sürdürülebilir olması için çalışmalar devam edecektir.

5.     Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet

Ø  İç ve dış paydaşlarla ilişkiler

Ø  Paydaş memnuniyeti anketleri ve geri bildirimler

Ø  Paydaşların sürece dâhil edilmesi

           5.1.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının İç Paydaşları:

§  Öğrenciler

§  Akademik Personel

§  İdari Personel

§  Kütüphane Çalışanları

§  Rektörlük ve İlgili Birimler

             5.2.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının Dış Paydaşları:

§  Kurum Dışı Kullanıcılar

§  Üniversitelerin Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümleri

§  Mesleki işbirliği oluşumları ve dernekler (ANKOS, IFLA, TKD, ÜNAK)

§  ULAKBİM, YÖK

§  Aracı Firmalar ve Yayınevleri

§  Kamu Kurum ve Kuruluşları

§  Sivil Toplum Örgütleri

§  Diğer Bilgi Merkezleri ve Kütüphaneler

             5.3. Paydaşların Sürece Dâhil Edilmesi

OSTİM Teknik Üniversitesi Kütüphanesi bulunduğu ekosistemin farkında olup hizmetlerini bu yaklaşımla yürütmektedir. Koymuş olduğu hedeflere ve bu hedeflere ulaşmada iç ve dış paydaşlarının önemi büyük olup stratejik planımızın bu doğrultuda şekillenmesine katkı sunmuştur.

Kütüphane yönetimi; verdiği tüm kütüphane hizmetleri hakkında paydaşlarının görüş ve önerilerini almaktadır. Koleksiyon geliştirme çalışmaları kapsamında mail yolu ile tüm akademik birimlerden bilgi ve görüş alarak hizmetini artırmayı sürdürmektedir.

Üniversitemizin şikâyet ve dilek kutusuna gelen kütüphanemizi ilgilendiren konular tekrar değerlendirilerek çözüme ulaştırılmaktadır.

Kütüphanemiz tarafından kullanıcılarımızın akademik çalışmalarına destek olmak amacıyla deneme erişimine açtığımız, web sayfasından ve mail yolu ile duyuru yaptığımız veritabanlarının bitiş süresinden sonra kullanım istatistikleri alınarak paydaşlarımızın görüşlerine başvurulmaktadır.

Yine danışma birimi kütüphanecisi tarafından,  kullanıcı yorumları, kütüphanemizden yararlanma oranları ve verilen diğer hizmetler hakkında veriler toplanarak değerlendirme yapılmaktadır. 

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı; mesleki kuruluşların yaptığı konferanslara, sempozyumlara, webinarlara katılarak hem mesleki gelişimi sağlamakta hem de meslek işbirliğini devam ettirmektedir.

6.     Sonuç ve Genel Değerlendirme

Ø  Birimin genel performansı

Ø  Geleceğe yönelik planlamalar ve hedefler

Ø  Birim için ihtiyaçlar ve beklentiler

Kütüphaneler, akademik araştırmaların yapıldığı en önemli birimlerden biridir. Bu bilimsel araştırmaların yapılabilmesi için gerekli altyapının sağlanması ve kütüphanelerin dünyadaki gelişmeleri yakından takip etmesi, dermesini güncel tutması ve bu dermeden kullanıcıların en hızlı ve kolay şekilde yararlanılabilmesi için gerekli ortamı oluşturması gerekmektedir.

Çağımızdaki teknolojik gelişmeler, her alanda olduğu gibi bilgi hizmetleri alanında da planlı adımlar atmayı ve kaynakları verimli kullanmayı zorunlu hale getirmiştir. Üniversitede verilen eğitimleri destekler nitelikte yayınların kütüphane bünyesinde yer almasının önemi tartışmasız kabul görmekte ancak bilimsel bilgiye erişimin pahalı bir hizmet olması sebebi ile ciddi yatırımlar yapılamamaktadır.

OSTİM Teknik Üniversitesi Kütüphanesi olarak; hazırladığımız stratejik plan ve belirlediğimiz misyon ve vizyon çerçevesinde her yıl koleksiyonumuzu basılı ve elektronik kaynaklar çerçevesinde zenginleştirmek, kullanıcılarımızın bilgi ihtiyaçlarını maksimum düzeyde karşılamak, üniversitemizin bilimsel yayın sıralamalarındaki yerinin yükselmesine katkıda bulunmak ve akademisyenlerimiz için yukarıda detayları verilen eğitimlerle görünürlüklerini artırarak marka değeri yüksek üniversite olunması en büyük hedeflerimizdendir.

OSTİM Teknik Üniversitesi Kütüphanesi, bilgi kaynaklarına ve hizmetlere çevrimiçi erişimi genişleterek elektronik kütüphane oluşturmayı sürdürmekte; kullanıcılarına hem kampüs içinden hem de kampüs dışından elektronik kaynaklara erişim olanağı sunmaktadır. Açık erişim kaynakların her geçen gün öneminin arttığı bu dönemlerde üniversitemizde verilen eğitimi destekler nitelikte içeriğe sahip olan Açık Erişim Veri tabanları derlenerek kullanıcılarımız ile sürekli paylaşılmaktadır. Bu veri tabanı sayısına her geçen gün yenileri eklenmektedir. Bu sebeple mevcut koleksiyonumuzda elektronik kaynakların kullanım oranının da bir önceki yıla göre artış olduğu görülmektedir.

Aynı zamanda yukarıdaki verilerden de anlaşılacağı üzere kütüphane koleksiyonumuza basılı kitaplarda eklenerek sürdürülebilir bir koleksiyon oluşturma süreci devam etmektedir.  Ayrıca Fakülte ve Meslek Yüksekokulunda yeni açılan programları da gözeterek veritabanları, e-kitaplar ve basılı kaynaklarda (kitap, süreli yayın vb.) koleksiyonunu geliştirmeye gayret edilecektir.

Toplam Kalite Yönetimi çerçevesinde; kütüphane hizmetlerinin kullanıcı talepleri doğrultusunda oluşturulması ve kullanıcı memnuniyetinin artırılması, kullanıcılara rahat çalışma ve araştırma ortamlarının sağlanması hedefleri için çalışmalara devam edilmektedir.

Yeni başlayan öğrencilere ve akademisyenlerimize, kütüphane kaynaklarının kullanımının artırılmasına yönelik Kütüphane Kullanıcı Eğitimleri, Veritabanı Eğitimleri düzenleyerek kütüphane hizmetlerinden daha etkin ve hızlı bir şekilde yararlanmaları sağlanmıştır.

Akademisyenlerimiz için yukarıda detayları verilen eğitimlerle, akademisyenlerimizin görünürlüğünün artması, kaliteli eğitim, marka değeri yüksek üniversite olma hedefleri için destek olunmaktadır. 

Vermiş olduğumuz hizmetleri kullanıcılarımıza daha iyi anlatmak için, Kütüphane Tanıtım El Broşürü Türkçe –İngilizce hazırlanmış olup hem web sayfamızda hem de basılı olarak eğitimlerde kullanıcılarımız ile paylaşılmıştır.

Kütüphanemiz 7/24 açık kalarak kullanıcılarımızın kütüphanemizden mümkün olduğunca daha çok yararlanması sağlanmaktadır.

Kütüphanemiz, değişimlere ve yeniliklere uyum sağlayan, kullanıcı memnuniyetinin ön planda tutulduğu bir hizmet anlayışıyla hizmetini sürdürmektedir. Bu sebeple artan öğrenci sayımıza oranla hizmet kapasitemizi artırmak için personel alım süreci başlatılmış olup ayrıca part-time öğrenci desteği de alınmaktadır.

Mevcut durumunu sürekli iyileştirerek kendini yenileyen Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, önümüzdeki yıllarda da değişen ve gelişen teknolojiye ayak uydurarak Koleksiyon, Kataloglama Hizmetleri, Kullanıcı Hizmetleri ve Otomasyon Sistemi alanlarında hedeflerini büyük oranda gerçekleştirmiş ve gerçekleşmeye devam edecektir.